Les 3 acteurs du portage Qualiopi
Le portage Qualiopi repose sur une chaîne de trois acteurs aux rôles bien définis. Vous, le formateur : expert pédagogique, vous animez la formation et transmettez vos connaissances. Vous restez dans votre statut d'indépendant et émettez vos factures à l'organisme. L'organisme porteur : certifié Qualiopi, il est l'interlocuteur officiel du financeur. Il signe la convention de formation, gère les dossiers et assume la responsabilité qualité. Le financeur : CPF via Mon Compte Formation, OPCO, Pôle Emploi ou entreprise cliente — il verse le financement à l'organisme porteur qui vous rémunère ensuite.
Étape 1 : éligibilité et acceptation de votre formation
Vous soumettez votre projet de formation à l'organisme porteur. L'organisme vérifie plusieurs points essentiels : votre programme répond-il aux exigences Qualiopi (objectifs pédagogiques mesurables, modalités d'évaluation des acquis, prérequis documentés) ? La formation est-elle éligible au financement visé (CPF, OPCO, Pôle Emploi) ? Disposez-vous des compétences et qualifications requises pour animer cette formation ?
Étape 2 : formalisation et contrat de sous-traitance
Un contrat de sous-traitance pédagogique est signé entre vous et l'organisme porteur. Ce contrat précise les formations concernées, vos obligations (livraison des supports, complétion des feuilles de présence, respect du programme validé), votre mode de rémunération (pourcentage du CA ou forfait), les délais de paiement et les clauses de confidentialité. Ce document est la base juridique de votre intervention.
Étape 3 : gestion du financement par l'organisme
L'organisme porteur prend en charge l'intégralité de la gestion administrative du dossier de financement. Pour le CPF, il crée ou référence la formation sur la plateforme Mon Compte Formation. Pour les OPCO, il constitue le dossier de prise en charge. Pour les entreprises en financement direct, il établit la convention de formation et le devis officiel. Vous n'avez aucune démarche à effectuer auprès des financeurs.
Étape 4 : animation de la formation
Vous animez la formation dans les conditions définies : dates, lieu, durée, modalités pédagogiques (présentiel, distanciel ou blended). Vous complétez les feuilles de présence à chaque session, réalisez l'évaluation des acquis à mi-parcours et en fin de formation, et transmettez les livrables pédagogiques requis (supports de cours, quiz d'évaluation, attestations d'assiduité). Ces documents sont indispensables à la conformité Qualiopi.
Étape 5 : facturation et votre rémunération
L'organisme porteur facture le client ou le financeur en son propre nom et encaisse le règlement. Une fois la formation terminée et les documents validés, l'organisme vous règle votre prestation selon les termes du contrat. Vous émettez une facture à l'organisme porteur (et non au client final), ce qui simplifie considérablement votre comptabilité. Les délais de paiement sont généralement de 15 à 30 jours après réception de votre facture.